Zentrale Vertragsdatenbank für alle Beschaffungs- und Lieferverträge
In vielen Stadtwerken liegen Beschaffungsverträge in Aktenordnern, als PDF auf Netzlaufwerken oder in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Die Vertragsdaten – Laufzeit, Kündigungsfrist, Preisformel, Mengenflexibilität, Lieferort – werden manuell in Excel-Tabellen übertragen, die schnell veralten und fehleranfällig sind.
Eine zentrale Vertragsdatenbank ändert diese Situation fundamental: Alle Verträge – Beschaffung (Strom, Gas), Netznutzung, Lieferverträge, PPAs, KWK-Wärmelieferung – werden strukturiert erfasst, mit ihren wesentlichen Konditionen und den zugehörigen Dokumenten. Automatische Alerts warnen vor auslaufenden Kündigungsfristen. Und die Verknüpfung mit den Beschaffungspositionen zeigt auf einen Blick, welche Verträge welche offenen Positionen abdecken.
Prozesse für Beschaffungsentscheidungen: Kompetenzmatrix und Freigaben
Wer darf im Stadtwerk welche Beschaffungsentscheidungen treffen? In vielen Fällen ist das informell geregelt: Der Beschaffer kauft ein, die Geschäftsführung wird 'bei grösseren Sachen' informiert. Was 'grössere Sachen' sind, ist nicht definiert. Das kann gutgehen – bis es nicht mehr gutgeht.
Eine Kompetenzmatrix definiert klar, wer welche Transaktionen genehmigen darf: Einzelgeschäfte bis zu einem bestimmten Volumen oder Preis kann der Beschaffer eigenständig täigen. Darüber hinaus ist die Zustimmung des Abteilungsleiters erforderlich. Und ab einer weiteren Schwelle muss die Geschäftsführung freigeben. Diese Schwellen orientieren sich am Risiko der Transaktion – gemessen an Volumen, Laufzeit und Marktpreissensitivität.
Praxisempfehlung: Die Kompetenzmatrix sollte nicht nur auf Papier existieren, sondern im Beschaffungssystem hinterlegt sein. Transaktionen, die eine Freigabe erfordern, werden automatisch zur Genehmigung vorgelegt – per E-Mail oder über ein Workflow-System. So wird sichergestellt, dass keine Transaktion ohne die erforderliche Freigabe durchgeführt wird.
Reporting-Standards für Geschäftsführung und Gesellschafter
Die Geschäftsführung eines Stadtwerks und die kommunalen Gesellschafter erwarten regelmässige Berichte über die Beschaffungssituation: Wie steht die Absicherung für das laufende und das kommende Jahr? Wie hoch ist das aktuelle Marktrisiko? Wie hat sich die Beschaffungsmarge entwickelt? Und wie ist die Liquiditätssituation im Energiehandel?
Standardisierte Reporting-Templates stellen sicher, dass diese Berichte konsistent, verständlich und vergleichbar sind – nicht nur über die Zeit, sondern auch gegenüber den Erwartungen der Gesellschafter, die möglicherweise mehrere Stadtwerke in ihrem Portfolio haben. Die Inhalte: Positionsüberblick (grafisch), Absicherungsgrad (prozentual), Margensensitivität (Szenarien), Limitauslastung und Ausblick.
Abstimmung zwischen Netzbetrieb, Erzeugung und Vertrieb
Das Portfolio-Management im Stadtwerk ist eine Querschnittsfunktion, die Informationen aus allen Sparten benötigt: Der Netzbetrieb liefert Daten über Netzentgelt-Entwicklung und Lastprognosen. Die Erzeugung liefert KWK-Fahrpläne und PV-Einspeisedaten. Der Vertrieb liefert Absatzprognosen und Tarifpläne. Und das Portfolio-Management muss all das zu einer konsistenten Gesamtsicht zusammenführen.
Die organisatorische Herausforderung: Diese Abstimmung muss regelmässig und strukturiert erfolgen – nicht ad hoc per E-Mail. Ein monatlicher Portfolio-Jour-Fix, an dem Vertreter aller Sparten teilnehmen und ihre aktuellen Daten und Planungen einbringen, ist der Mindeststandard. Die Governance-Aufgabe: Definierte Datenlieferungen (was, bis wann, von wem) und ein gemeinsames Verständnis der Portfolio-Kennzahlen.
Dokumentation für regulatorische Prüfungen
Die Beschaffungsentscheidungen eines Stadtwerks können von verschiedenen Stellen geprüft werden: von der Regulierungsbehörde (Effizienz der Beschaffung im Kontext der Netzentgeltkalkulation), von Wirtschaftsprüfern (korrekte Bilanzierung von Derivategeschäften), von kommunalen Rechnungsprüfungsämtern (Wirtschaftlichkeit der Beschaffung) und von der BaFin (wenn Finanzderivate eingesetzt werden).
Für alle diese Prüfungen muss das Stadtwerk nachweisen können: Welche Beschaffungsentscheidungen wurden wann, von wem und auf welcher Grundlage getroffen? Welche Alternativen wurden geprüft? Wurden die internen Regeln (Kompetenzmatrix, Limits) eingehalten? Eine lückenlose Dokumentation – idealerweise automatisch aus dem Beschaffungssystem generiert – macht diese Nachweise einfach und zuverlässig.
Technologien und Konzepte
Fazit: Strukturen schaffen Sicherheit und Effizienz
Die Datenorganisation im Portfolio-Management ist für Stadtwerke der Unterschied zwischen einem Beschaffungsprozess, der zufällig funktioniert, und einem, der zuverlässig funktioniert. Zentrale Vertragsdatenbanken, definierte Freigabeprozesse, standardisiertes Reporting und regelmässige Spartenabstimmung klingen nicht spektakulär – aber sie sind die Grundlage, auf der professionelles Portfolio-Management aufbaut.
Stadtwerke, die diese organisatorischen Grundlagen legen, gewinnen nicht nur operative Effizienz und regulatorische Sicherheit, sondern auch die Fähigkeit, in Krisenzeiten schnell und fundiert zu reagieren – statt von der Komplexität der eigenen Datenlage überwältigt zu werden.